Les utilisateurs sont généralement opérationnels sur un système d'information auquel ils sont parfaitement habitués. Bien que celui-ci soit fréquemment l'objet de leurs critiques, il leur apparaît beaucoup moins inquiétant que tout futur système, dont la mise en œuvre nécessite un changement redouté.
Il importe de réduire ce sentiment d’inquiétude par une conduite du changement maîtrisée : Faire connaître les caractéristiques du nouveau système, communiquer et former les utilisateurs aux nouveaux concepts, aux nouveaux outils et aux nouvelles procédures de travail.
Le Pilotage de Convergence de vos projets recouvre l’organisation des processus de pilotage pour coordonner les maîtrises d’œuvre dans un cadre de convergence des objectifs, la gestion transversale de l’inter dépendance et de l’inter connectivité de vos projets, la gestion des relations et de la communication entre les différentes entités supportant le ou les projets.
Maîtriser une recette « système », c’est mettre en œuvre tout un processus qui permet d’optimiser délais et coûts induits par les charges humaines. Il n’est pas rare de constater que ces coûts représentent en moyenne 20% de la charge de réalisation dudit « système ». Cet ensemble de processus s’identifie en amont des projets et doit permettre :
L'initialisation
d'un projet d'externalisation
nécessite une attention particulière quant au
plan
juridique, mais aussi une implication organisationnelle de
l'entreprise. D'un processus initialement confidentiel, le projet, en
phase amont de contractualisation, est ensuite dans un processus
d'adhésion.
Toute réalisation d'un projet d’externalisation de fonctions d’entreprise commence par une phase d’acquisition (mise en œuvre des processus), suivie d’une phase opérationnelle (services récurrents), pour se clôturer par une phase de réversibilité (passation des services à un tiers). Pour chacune de ces phases, il est défini une organisation, un niveau de service qualitatif et / ou quantitatif et des délais. Le suivi de la bonne application de ces processus est réalisée périodiquement par un pilotage de phase dans le cadre de comités réunissant maîtrise d’ouvrage, maîtrise d’œuvre et maîtrise d'oeuvre déléguée. Ces comités sont sanctionnés par un compte rendu rédigé et approuvé. En possession des tableaux de bords de suivi d’activités, en relation avec les représentants des différentes maîtrises et un panel d’utilisateurs, le pilotage de phase se doit de prévenir les risques et d'orienter les actions pour gagner en transparence, en niveau de service et en satisfaction des utilisateurs.
Le
pilotage de phase, que ce soit lors de l'initialisation du projet ou
lors de sa réalisation,
est une mission assurée au quotidien
en assistant
l'ensemble des parties prenantes au projet (maîtrise
d'ouvrage,
les différentes maîtrises d'oeuvre, le personnel
concerné et les utilisateurs finaux).