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                                     Une solution adaptée à vos attentes.           


Les utilisateurs sont généralement opérationnels sur un système d'information auquel ils sont parfaitement habitués. Bien que celui-ci soit fréquemment l'objet de leurs critiques, il leur apparaît beaucoup moins inquiétant que tout futur système, dont la mise en œuvre nécessite un changement redouté.

Il importe de réduire ce sentiment d’inquiétude par une conduite du changement maîtrisée : Faire connaître les caractéristiques du nouveau système, communiquer et former les utilisateurs aux nouveaux concepts, aux nouveaux outils et aux nouvelles procédures de travail.


La mise en œuvre d’un schéma directeur peut impliquer, sur une même période de temps, plusieurs maîtrises d’ouvrage et maîtrises d’œuvre. Il y a alors une nécessité de convergence et d’arbitrage sur l’ensemble de ces projets. Un pilotage transversal réalisé par une tierce partie permet de faciliter cette convergence.

Le Pilotage de Convergence de vos projets recouvre l’organisation des processus de pilotage pour coordonner les maîtrises d’œuvre dans un cadre de convergence des objectifs, la gestion transversale de l’inter dépendance et de l’inter connectivité de vos projets, la gestion des relations et de la communication entre les différentes entités supportant le ou les projets.


Une des clés de réussite de vos projets est la transparence organisationnelle, le Qui Fait Quoi et Comment, depuis leur initialisation jusqu’à leur service en mode récurrent.
L'initialisation des projets repose sur une acquisition des « tenants et aboutissants » avant de lancer le processus de réalisation sous différents aspects : fonctionnel, technique, délai, organisationnel et budget. La rédaction du cahier des charges accompagné d’une liste de prestataires potentiels et de critères de choix permettant de qualifier hiérarchiquement leur réponse, clôture cette phase d’initialisation. La formalisation des réponses aux questions des compétiteurs, le dépouillement de leurs offres avec une présentation des résultats, l’accompagnement en phase de négociation et de contractualisation constituent le « QFQC » en terme de transparence organisationnelle.

Maîtriser une recette « système », c’est mettre en œuvre tout un processus qui permet d’optimiser délais et coûts induits par les charges humaines. Il n’est pas rare de constater que ces coûts représentent en moyenne 20% de la charge de réalisation dudit « système ». Cet ensemble de processus s’identifie en amont des projets et doit permettre :

    1. Une définition claire de la stratégie et des besoins de tests avec la MOA,
  1. Une préparation des recettes,
  2. Un suivi régulier du déroulement du projet depuis son initialisation jusqu’à la mise à disposition du « système » aux utilisateurs. (traçage des évolutions, assurance de l’application des processus, des normes et méthodes, capitalisation et gagner en productivité).

Depuis l'accompagnement en terme de force de propositions dans la pertinence du choix des critères de qualité de services rendus, la rédaction des différents dossiers constituant le Plan d’Assurance Qualité et la Convention de Services, jusqu’au suivi de la bonne application des différents processus et la rédaction des comptes rendus.

L'initialisation d'un projet d'externalisation nécessite une attention particulière quant au plan juridique, mais aussi une implication organisationnelle de l'entreprise. D'un processus initialement confidentiel, le projet, en phase amont de contractualisation, est ensuite dans un processus d'adhésion.

Toute réalisation d'un projet d’externalisation de fonctions d’entreprise commence par une phase d’acquisition (mise en œuvre des processus), suivie d’une phase opérationnelle (services récurrents), pour se clôturer par une phase de réversibilité (passation des services à un tiers). Pour chacune de ces phases, il est défini une organisation, un niveau de service qualitatif et / ou quantitatif et des délais. Le suivi de la bonne application de ces processus est réalisée périodiquement par un pilotage de phase dans le cadre de comités réunissant maîtrise d’ouvrage, maîtrise d’œuvre et maîtrise d'oeuvre déléguée. Ces comités sont sanctionnés par un compte rendu rédigé et approuvé. En possession des tableaux de bords de suivi d’activités, en relation avec les représentants des différentes maîtrises et un panel d’utilisateurs, le pilotage de phase se doit de prévenir les risques et d'orienter les actions pour gagner en transparence, en niveau de service et en satisfaction des utilisateurs.

Le pilotage de phase, que ce soit lors de l'initialisation du projet ou lors de sa réalisation, est  une mission assurée au quotidien en assistant l'ensemble des parties prenantes au projet (maîtrise d'ouvrage, les différentes maîtrises d'oeuvre, le personnel concerné et les utilisateurs finaux).

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